กำจัด "ข้อมูลลับ" ในไฟล์เอกสารออฟฟิศ

หลาย ท่านอาจจะไม่ทราบมาก่อนว่า เวลาที่คุณสร้างไฟล์เอกสารจากใน Microsoft Word, Exel หรือ PowerPoint มันอาจจะมีการบันทึกข้อมูลบางอย่างที่ถูกซ่อนไว้ (hidden data) เข้าไปในไฟล์ด้วย โดยที่คุณไม่รู้ตัว
ยกตัวอย่างเช่น ในกรณีที่คุณเปิดฟังก์ชันของการติดตามการแก้ไขเปลี่ยนแปลงของเอกสาร (Track Changes) โดยมีผู้สามารถแก้ไขเอกสารนี้ได้หลายคน ตลอดจนคอมเมนต์ (Comments) ต่างๆ ของเพื่อนร่วมงานที่มีต่อไฟล์เอกสารนั้น ข้อมูลเหล่านี้จะถูกซ่อนเก็บไว้ในไฟล์ และสามารถเปิดขึ้นมาดูได้
ลองนึกถึงปัญหาจริงๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เช่น สมมติคุณกำลังจะส่งไฟล์เอกสารเพื่อสั่งซื้อสินค้าที่มีราคาแพง โดยคุณเริ่มต้นจากราคาตั้ง (ที่ค่อนข้างสูง) จากนั้นส่งไฟล์เอกสารดังกล่าวให้หัวหน้าช่วยพิจารณาแก้ไขราคาซื้อที่เหมาะ สมในเอกสารดังกล่าว เพื่อวัตถุประสงค์ในการต่อรอง เมื่อไฟล์เอกสารดังกล่าวถูกส่งไปให้กับผู้ขายสินค้า พวกเขาจะสามารถล่วงรู้ราคาต่ำสุดในใจของคุณได้ทันทีจากการเปิดดูข้อมูลที่ ซ่อนไว้ในไฟล์เอกสารนั้นนั่นเอง
อย่างไรก็ดี ไมโครซอฟท์มีเครื่องมือเพิ่มเติม (Add-in Tool) ที่จะช่วยกำจัดข้อมูลดังกล่าวออกไปจากไฟล์เอกสารชื่อว่า Remove Hidden Data (rhdtool.exe) ซึ่งเพียงแค่สั่งโปรแกรมร่วมกับไฟล์เอกสารก่อนส่งออกไป เพื่อกำจัดข้อมูลลับดังกล่าว คุณสามารถดาวน์โหลดโปรแกรมได้ฟรีที่ http://snipurl.com/3osw

ด้านบนคือ ข้อความที่คุณต้องการส่งให้ลูกค้า(เห็น) แต่ถ้าไม่ได้กำจัดข้อมูลลับที่ถูกซ่อนไว้ออกไป ลูกค้าของคุณจะสามารถเปิดดูการแก้ไขในอดีตได้อย่างละเอียดดังรูปข้อความด้าน ล่าง


ที่มาของข่าว : กองบรรณาธิการเว็บไซต์ ARiP.co.th